Online-Reservations- und Terminbuchungssystem: Wie wählen?

Ein Kunde möchte um 21.30 Uhr einen Termin buchen. Ihr Betrieb ist geschlossen. Er besucht Ihre Website, sucht freie Zeiten, findet aber nur eine Telefonnummer oder ein Kontaktformular. Er verschiebt sein Vorhaben auf später oder wendet sich an ein anderes Unternehmen.

Ein Online-Reservations- oder Terminbuchungssystem ermöglicht es Ihren Kunden, einen Termin zu wählen, eine Leistung zu reservieren oder Verfügbarkeiten zu prüfen, ohne auf Ihre Öffnungszeiten zu warten. Doch ein kleines Unternehmen mit einigen Terminen pro Woche, ein KMU mit mehreren Mitarbeitenden und eine Organisation mit mehreren Standorten brauchen nicht dasselbe Werkzeug.

Online-Reservation und Terminbuchung: Was ist der Unterschied?

Die beiden Begriffe werden oft gemeinsam verwendet, bezeichnen aber nicht immer dasselbe.

Bei der Online-Terminbuchung wählt ein Kunde einen freien Termin, um eine Fachperson zu treffen oder eine Leistung zu beziehen. Das System berücksichtigt die Dauer der Leistungen, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und Abwesenheiten. Sie eignet sich besonders für:

• Coiffeursalons, Kosmetikinstitute und Wellnesszentren;
• Praxen, Treuhandbüros und Dienstleister;
• Garagen und Reparaturwerkstätten;
• Dienstleister, die bei ihren Kunden vor Ort arbeiten.

Die Online-Reservation betrifft eher einen Platz, ein Gerät oder eine Ressource für einen bestimmten Zeitraum, oft mit Zahlung oder Anzahlung:

• einen Tisch im Restaurant;
• ein Velo oder Mietfahrzeug;
• einen Sitzungsraum;
• eine Aktivität, einen Workshop oder einen Kursplatz;
• Eventmaterial.

Für Unternehmen mit mehreren Teams oder zu koordinierenden Einsätzen reicht eine Agenda zudem nicht immer. Eine Planungssoftware verbindet die Anfragen der Kunden mit der internen Organisation: Mitarbeitende, Fahrten, Material und Auftragsverfolgung. Entscheidend ist, zu unterscheiden, was der Kunde buchen soll und was Ihr Unternehmen intern organisieren muss.

Welches System für welche Unternehmensgrösse?

Für ein kleines Unternehmen oder Selbständige zählt eine einfache, leicht verständliche Lösung mit überschaubaren Kosten. Ein Coiffeursalon in Freiburg braucht zum Beispiel vor allem:

• einen Online-Terminkalender;
• automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS;
• die Möglichkeit, einen Termin zu ändern oder abzusagen;
• eine Oberfläche, die fürs Handy gemacht ist.

Bei einem KMU geht es um mehr als Terminbuchung. Eine Reinigungs- oder Unterhaltsfirma, die in mehreren Gemeinden des Kantons Freiburg tätig ist, muss auch Einsätze auf ihre Teams verteilen, deren Ausführung verfolgen und die Angaben an die Rechnungsstellung weitergeben. Das System koordiniert dann Kunden, Teams und Administration.

Für eine Organisation mit mehreren Standorten braucht es zusätzlich:

• mehrere Kalender und Standorte in einem Werkzeug;
• Zugriffsrechte je nach Funktion;
• die Synchronisation mit internen Werkzeugen (CRM, Verwaltungssoftware);
• Dashboards und Statistiken;
• die Nachverfolgbarkeit der Vorgänge.

Unabhängig von der Grösse ist die beste Lösung jene, die Ihre Arbeitsweise unterstützt, ohne Ihre Organisation zu verkomplizieren.

Die wichtigsten Funktionen

• Aktuelle Verfügbarkeiten: Ein gebuchter Termin wird sofort blockiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden, unter Berücksichtigung jeder Person und jedes Geräts.
• Automatische Bestätigungen und Erinnerungen, die vergessene und verpasste Termine reduzieren.
• Änderung und Stornierung durch den Kunden, nach Ihren Bedingungen.
• Die Zuordnung jeder Buchung zu einer Person, einem Team oder einem Standort.
• Online-Zahlung einer Anzahlung oder des ganzen Betrags: In der Schweiz werden Twint und Karten oft erwartet.
• Die Verbindung mit Ihren bestehenden Werkzeugen (Rechnungen, CRM, Planung), um Doppelerfassungen zu vermeiden.
• Ein einfacher Ablauf auf dem Handy, ohne unnötig lange Formulare.

Bestehende Software oder Lösung nach Mass?

Es gibt zahlreiche Reservationsplattformen. Sie sind oft ein guter Ausgangspunkt, doch manche Unternehmen arbeiten anders, als es diese Plattformen vorsehen. Die wichtigsten Unterschiede:

• Einführung: schnell bei bestehender Software; bei einer Lösung nach Mass braucht es eine Konzeptphase.
• Funktionen: vorgegeben auf der einen Seite; auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten auf der anderen.
• Anbindung an Ihre Werkzeuge: je nach verfügbaren Schnittstellen; oder eigens entwickelt.
• Kosten: meist ein Abo; oder eine Entwicklung mit anschliessender Betreuung.
• Weiterentwicklung: abhängig vom Anbieter; oder von Ihren Bedürfnissen und der Projektbetreuung.

Eine bestehende Lösung genügt bei klassischen Bedürfnissen: Terminbuchung, Kalender, Benachrichtigungen. Eine Lösung nach Mass lohnt sich, wenn Sie besondere Regeln, mehrere Ressourcen gleichzeitig oder einen eng mit Ihrer Organisation verbundenen Ablauf haben. Ein Vermieter, der die Verfügbarkeit des Materials prüfen, Bestellungen vorbereiten, Rückgaben verwalten und Zahlungen verfolgen muss, ist ein gutes Beispiel.

Ziel ist nicht, um jeden Preis eine Software zu entwickeln, sondern nicht für eine Lösung zu bezahlen, die nicht zu Ihrem Geschäft passt. Unser Leitfaden Software nach Mass oder Standard erklärt diese Wahl im Detail.

Was kostet ein Reservationssystem in der Schweiz?

Die Kosten hängen von der Anzahl Benutzer, den Funktionen, dem Buchungsvolumen und dem Grad der Anpassung ab. Schauen Sie beim Vergleich über den angezeigten Preis hinaus:

• das Monats- oder Jahresabo;
• die Anzahl enthaltener Mitarbeitender und Kalender;
• Gebühren pro Buchung und Kommissionen auf Zahlungen;
• kostenpflichtige SMS-Benachrichtigungen;
• Einrichtung und Schulung;
• Wartung, Support und Updates;
• die Integration in Ihre Website und Ihre Werkzeuge.

Unser Rat: Vergleichen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre, nicht nur das Abo des ersten Monats.

Als Richtwert: Bei Edelmesh kostet ein Reservations- und Terminbuchungssystem, das für Ihr Unternehmen entwickelt wird, ab CHF 2’499, zum Festpreis in der Offerte, und wird in 2 bis 4 Wochen geliefert. Es gehört Ihnen, ohne Kommission auf Ihre Buchungen.

Lässt es sich in die eigene Website einbinden?

Ja, Sie müssen nicht Ihre ganze Website neu machen. Drei Ansätze sind möglich:

• ein Link zu einer externen Plattform: einfach einzurichten, aber der Kunde verlässt Ihre Website;
• ein Modul, das in eine Seite Ihrer Website eingebunden ist, passend zu Ihrem Auftritt;
• ein ganz für Ihr Geschäft entwickeltes System, verbunden mit Ihren internen Werkzeugen, bis hin zu einer Mobile App für Ihre Kunden.

Online-Reservation und Sichtbarkeit auf Google

Wer in Freiburg, Bulle oder Romont eine Dienstleistung sucht, will schnell Angebot, Öffnungszeiten und eine Buchungsmöglichkeit finden. Ein klarer Buchungsknopf auf Ihrer Website verkürzt diesen Weg. Je nach Berechtigung Ihres Google-Unternehmensprofils können Sie dort auch einen Buchungslink hinzufügen.

Ein Reservationssystem garantiert keine bessere Position auf Google. Es macht Ihre Website aber nützlicher für Besucher, die sich bereits für Ihre Leistungen interessieren.

Datenschutz

Eine Reservationssoftware verarbeitet Personendaten: Name, Kontaktangaben, Termin, je nach Branche auch mehr. Prüfen Sie vor der Wahl:

• wo und wie die Daten gehostet werden;
• wer darauf zugreifen kann;
• die Sicherheitsmassnahmen und Zugriffsrechte;
• die Möglichkeiten zum Export und zur Löschung;
• die Regeln zur Aufbewahrung und Übermittlung.

In der Schweiz verlangt das Datenschutzgesetz (nDSG) unter anderem Information und Transparenz. Ein Hosting in der Schweiz ist ein Vorteil, garantiert aber allein noch keine Konformität. Mehr dazu auf der Website des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder in unserer nDSG-Checkliste für KMU-Websites.

Zwei konkrete Beispiele

Eine Veloverleih: Der Kunde wählt Datum, Dauer und ein freies Velo, zahlt eine Anzahlung, danach bereitet das Unternehmen das Material vor. Genau das zeigt unsere Demo Vélos Sarine (fiktives Unternehmen), in zwei Minuten ausprobiert.

Ein Heizungs- und Sanitärbetrieb: Die Terminbuchung ist der Eingang der Anfragen, danach müssen Einsätze geplant, Techniker informiert und Rechnungen gestellt werden. Wer die Termine mit einer Branchensoftware verbindet, muss nichts doppelt erfassen. Das zeigt unsere Demo Calora.

Fragen vor der Wahl

• Buchen meine Kunden einen Termin, eine Leistung, einen Platz oder ein Gerät?
• Wie viele Mitarbeitende oder Standorte müssen verwaltet werden?
• Muss das System mit einer bestehenden Software zusammenarbeiten?
• Braucht es automatische Bestätigungen und Erinnerungen?
• Sollen die Kunden bei der Buchung bezahlen?
• Wie werden Änderungen und Absagen gehandhabt?
• Werden sich meine Bedürfnisse mit dem Wachstum verändern?

Häufige Fragen

Welche Terminbuchungssoftware passt am besten zu einem kleinen Unternehmen?

Das hängt von den Leistungen und der Anzahl Personen ab. Bei einfachen Bedürfnissen kann ein bestehender Buchungskalender genügen: Achten Sie vor allem auf Bedienbarkeit, Erinnerungen und Gesamtkosten.

Eignet sich ein Reservationssystem für ein KMU oder ein grosses Unternehmen?

Ja. Sobald mehrere Standorte, Teams oder Ressourcen betroffen sind, braucht es erweiterte Funktionen: Zugriffsrechte, Synchronisation und Statistiken.

Funktioniert eine Terminbuchungssoftware mit Twint?

Ja, sofern das System einen kompatiblen Zahlungsanbieter einbindet. Der Kunde zahlt dann die Anzahlung oder den ganzen Betrag bei der Buchung mit Twint oder Karte.

Wie lange dauert die Einführung eines Reservationssystems?

Einige Tage für ein Standardwerkzeug. Für ein System nach Mass bei Edelmesh rechnen Sie mit 2 bis 4 Wochen, je nach Anzahl Ressourcen und Regeln.