Sistema di prenotazione e appuntamenti online: come scegliere?

Un cliente vuole prendere un appuntamento alle 21.30. La vostra azienda è chiusa. Visita il vostro sito, cerca gli orari disponibili, ma trova solo un numero di telefono o un modulo di contatto. Rimanda a più tardi, oppure si rivolge a un'altra azienda.

Un sistema di prenotazione o di appuntamenti online permette ai vostri clienti di scegliere un orario, prenotare una prestazione o consultare le disponibilità senza aspettare l'apertura dei vostri uffici. Ma una piccola impresa con qualche appuntamento a settimana, una PMI che coordina diversi collaboratori e un'organizzazione con più sedi non hanno bisogno dello stesso strumento.

Prenotazione e appuntamenti online: qual è la differenza?

Le due espressioni sono spesso usate insieme, ma non indicano sempre lo stesso funzionamento.

La presa di appuntamenti online permette a un cliente di scegliere un orario per incontrare un professionista o ricevere una prestazione. Il sistema tiene conto della durata delle prestazioni, degli orari dei collaboratori e delle assenze. È adatta in particolare a:

• parrucchieri, istituti di bellezza e centri benessere;
• studi, fiduciarie e servizi professionali;
• garage e officine di riparazione;
• prestatori che lavorano presso i clienti.

La prenotazione online riguarda piuttosto un posto, un'attrezzatura o una risorsa disponibile per un determinato periodo, spesso con un pagamento o un acconto:

• un tavolo al ristorante;
• una bici o un veicolo a noleggio;
• una sala riunioni;
• un'attività, un laboratorio o un posto in un corso;
• materiale per eventi.

Per le aziende con più squadre o interventi da coordinare, un'agenda non basta sempre. Un software di pianificazione collega le richieste dei clienti all'organizzazione interna: collaboratori, spostamenti, materiale e seguito delle prestazioni. L'essenziale è distinguere ciò che il cliente deve poter prenotare da ciò che la vostra azienda deve organizzare.

Quale sistema secondo la dimensione dell'azienda?

Per una piccola impresa o un indipendente, la priorità è una soluzione semplice, facile da usare e dal costo contenuto. Un parrucchiere a Friburgo, per esempio, ha soprattutto bisogno di:

• un calendario di appuntamenti online;
• conferme e promemoria automatici via e-mail o SMS;
• la possibilità di modificare o annullare un appuntamento;
• un'interfaccia pensata per il telefono.

Per una PMI la questione va oltre gli appuntamenti. Un'impresa di pulizie o di manutenzione che lavora in più comuni del canton Friburgo deve anche ripartire gli interventi tra le squadre, seguirne la realizzazione e trasmettere le informazioni alla fatturazione. Il sistema coordina allora clienti, squadre e amministrazione.

Un'organizzazione con più sedi ha bisogno inoltre di:

• più calendari e sedi in un unico strumento;
• diritti di accesso secondo le funzioni;
• la sincronizzazione con gli strumenti interni (CRM, software gestionale);
• cruscotti e statistiche;
• la tracciabilità delle operazioni.

Qualunque sia la dimensione, la soluzione migliore è quella che accompagna il vostro modo di lavorare senza complicare l'organizzazione.

Le funzionalità da cercare

• Disponibilità aggiornate: un orario prenotato viene bloccato subito, per evitare doppie prenotazioni, tenendo conto di ogni collaboratore o attrezzatura.
• Conferme e promemoria automatici, che riducono dimenticanze e appuntamenti mancati.
• Modifica e annullamento da parte del cliente, alle condizioni che stabilite voi.
• L'attribuzione di ogni prenotazione a una persona, una squadra o una sede.
• Il pagamento online di un acconto o dell'intero importo: in Svizzera Twint e le carte sono spesso attesi.
• Il collegamento con i vostri strumenti esistenti (fatturazione, CRM, pianificazione), per evitare doppie registrazioni.
• Un percorso semplice sul telefono, senza moduli inutilmente lunghi.

Software esistente o soluzione su misura?

Esistono numerose piattaforme di prenotazione. Sono spesso un buon punto di partenza, ma alcune aziende lavorano in modi che non rientrano nei loro schemi. Le differenze principali:

• Messa in funzione: rapida per un software esistente; per il su misura serve una fase di progettazione.
• Funzionalità: predefinite da un lato; adattate ai vostri bisogni dall'altro.
• Integrazione con i vostri strumenti: secondo i connettori disponibili; oppure sviluppata appositamente.
• Costo: di solito un abbonamento; oppure uno sviluppo seguito da un'assistenza.
• Evoluzione: dipende dal fornitore; oppure dai vostri bisogni e dal seguito del progetto.

Una soluzione esistente basta quando i bisogni sono classici: appuntamenti, calendario, notifiche. Il su misura si giustifica quando avete regole particolari, più risorse contemporaneamente o un percorso strettamente legato alla vostra organizzazione. Un'azienda di noleggio che deve verificare la disponibilità del materiale, preparare gli ordini, gestire i resi e seguire i pagamenti ne è un buon esempio.

L'obiettivo non è sviluppare un software a ogni costo, ma evitare di pagare per una soluzione che non corrisponde alla vostra attività. La nostra guida software su misura o standard approfondisce questa scelta.

Quanto costa un sistema di prenotazione in Svizzera?

Il costo dipende dal numero di utenti, dalle funzionalità, dal volume di prenotazioni e dal livello di personalizzazione. Per confrontare, guardate oltre il prezzo indicato:

• l'abbonamento mensile o annuale;
• il numero di collaboratori e calendari inclusi;
• le tariffe per prenotazione e le commissioni sui pagamenti;
• le notifiche SMS a pagamento;
• la messa in funzione e la formazione;
• manutenzione, assistenza e aggiornamenti;
• l'integrazione con il vostro sito e i vostri strumenti.

Il nostro consiglio: confrontate il costo totale su tre anni, non solo l'abbonamento del primo mese.

Come riferimento, da Edelmesh un sistema di prenotazione e di appuntamenti costruito per la vostra azienda costa da CHF 2’499, a prezzo fisso scritto nel preventivo, ed è consegnato in 2-4 settimane. Vi appartiene, senza commissioni sulle vostre prenotazioni.

Si può integrare nel proprio sito?

Sì, non serve rifare tutto il sito. Sono possibili tre approcci:

• un link a una piattaforma esterna: semplice da attivare, ma il cliente lascia il vostro sito;
• un modulo integrato in una pagina del vostro sito, coerente con la vostra immagine;
• un sistema interamente pensato per la vostra attività e collegato ai vostri strumenti interni, fino a un'app mobile per i vostri clienti.

Prenotazione online e visibilità su Google

Chi cerca un servizio a Friburgo, Bulle o Romont vuole trovare in fretta le prestazioni, gli orari e un modo per prenotare. Un pulsante di prenotazione chiaro sul vostro sito accorcia questo percorso. A seconda dell'idoneità del vostro profilo dell'attività su Google, potete aggiungervi anche un link di prenotazione.

Un sistema di prenotazione non garantisce una posizione migliore su Google. Rende però il vostro sito più utile per i visitatori già interessati alle vostre prestazioni.

Protezione dei dati

Un software di prenotazione tratta dati personali: nome, recapiti, data dell'appuntamento, a volte di più secondo il settore. Prima di scegliere, verificate:

• dove e come sono ospitati i dati;
• chi può accedervi;
• le misure di sicurezza e i diritti di accesso;
• le possibilità di esportazione e cancellazione;
• le regole di conservazione e trasferimento.

In Svizzera la legge sulla protezione dei dati (nLPD) impone in particolare obblighi di informazione e trasparenza. Un hosting in Svizzera è un vantaggio, ma da solo non garantisce la conformità. Per saperne di più, consultate il sito dell'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o la nostra checklist nLPD per i siti delle PMI.

Due esempi concreti

Un noleggio di biciclette: il cliente sceglie data, durata e una bici disponibile, versa un acconto, poi l'azienda prepara il materiale. È ciò che mostra la nostra demo Vélos Sarine (azienda fittizia), da provare in due minuti.

Un'impresa di riscaldamento e sanitari: gli appuntamenti sono il punto d'ingresso delle richieste, ma poi bisogna pianificare gli interventi, informare i tecnici e fatturare. Collegare gli appuntamenti a un software gestionale evita di reinserire tutto. È ciò che mostra la nostra demo Calora.

Le domande da porsi prima di scegliere

• I miei clienti prenotano un appuntamento, una prestazione, un posto o un'attrezzatura?
• Quanti collaboratori o sedi bisogna gestire?
• Il sistema deve funzionare con un software esistente?
• Servono conferme e promemoria automatici?
• I clienti devono pagare al momento della prenotazione?
• Come gestire modifiche e annullamenti?
• I miei bisogni cambieranno con la crescita dell'azienda?

Domande frequenti

Qual è il miglior software di appuntamenti per una piccola impresa?

Dipende dalle prestazioni e dal numero di persone da gestire. Per bisogni semplici può bastare un calendario di prenotazione esistente: verificate soprattutto la facilità d'uso, i promemoria e il costo totale.

Un sistema di prenotazione è adatto a una PMI o a una grande azienda?

Sì. Appena sono coinvolte più sedi, squadre o risorse, servono funzioni più avanzate: diritti di accesso, sincronizzazione e statistiche.

Un software di appuntamenti può funzionare con Twint?

Sì, purché il sistema integri un fornitore di pagamento compatibile. Il cliente paga allora l'acconto o l'intero importo con Twint o carta al momento della prenotazione.

Quanto tempo serve per mettere in funzione un sistema di prenotazione?

Qualche giorno per uno strumento standard. Per un sistema su misura da Edelmesh, contate 2-4 settimane, secondo il numero di risorse e di regole.